Relancer une facture impayée : méthode, loi et outils

Relancer une facture impayée : les étapes, du rappel courtois à la mise en demeure, ce que la loi prévoit pour les retards entre professionnels, et comment automatiser vos relances pour ne plus y penser.

Les retards de paiement pèsent lourd sur la trésorerie des indépendants et des petites entreprises. Beaucoup hésitent à relancer, par peur de froisser un client. Pourtant, une relance bien faite, au bon moment, se passe presque toujours très bien, et la plupart des retards sont de simples oublis. Voici une méthode progressive, et les outils qui la rendent automatique.

Prévenir plutôt que guérir

• Indiquez clairement l’échéance et les conditions de paiement sur le devis et la facture.
• Demandez un acompte à la signature, surtout pour les prestations longues ou coûteuses.
• Proposez le paiement par carte directement depuis la facture : moins d’effort pour le client, paiement plus rapide.
• Envoyez la facture sans attendre, dès la fin de la prestation.

Ces quatre gestes réduisent considérablement les retards, avant même d’avoir à relancer.

Les étapes d’une relance progressive

1. Le rappel courtois, quelques jours après l’échéance, par e-mail : la facture en pièce jointe, sans reproche. Beaucoup de retards sont de simples oublis.
2. La deuxième relance, une ou deux semaines plus tard, plus ferme, en rappelant la date d’échéance dépassée.
3. L’appel téléphonique, pour comprendre la situation et convenir d’une date de paiement.
4. La mise en demeure, par lettre recommandée avec accusé de réception, qui fixe un dernier délai et mentionne les pénalités.
5. Le recours : injonction de payer auprès du tribunal, ou recouvrement par un prestataire spécialisé.

À chaque étape, gardez une trace écrite. En cas de litige, elle prouve votre bonne foi et le retard du client.

Ce que prévoit la loi entre professionnels

Entre professionnels, les délais de paiement sont encadrés : en principe 60 jours maximum à compter de la date de la facture, ou 45 jours fin de mois si c’est convenu. En cas de retard, des pénalités sont dues de plein droit, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Ces mentions doivent figurer sur vos factures. Avec des particuliers, les règles sont différentes : précisez toujours les conditions de paiement sur le devis signé.

Automatiser ses relances

Avec Abby, selon le détail publié par l’éditeur, la formule Pro, à 19 € HT par mois, envoie des relances automatiques par e-mail et rapproche vos paiements grâce à la connexion bancaire : une facture payée n’est plus relancée par erreur. La formule Start, à 11 € HT, permet déjà le paiement par carte depuis la facture. Le code DIGISELLING réduit ces prix de 20 %.

Avec Odoo, l’application Facturation, gratuite si elle est utilisée seule, propose des plans de relance paramétrables : délais, modèles d’e-mails et escalade. Voir Odoo facturation gratuite.

Un exemple de modèle de première relance

« Bonjour, sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro] d’un montant de [montant], arrivée à échéance le [date], ne nous est pas encore parvenue. Vous la trouverez en pièce jointe, ainsi qu’un lien de paiement par carte. Si le règlement a déjà été effectué, merci de ne pas tenir compte de ce message. Bien cordialement. »

Courtois, factuel, et avec un moyen de payer immédiatement : c’est ce qui fonctionne le mieux.

Les erreurs à éviter

• Attendre trop longtemps avant la première relance : plus le retard s’installe, plus il est difficile à rattraper.
• Relancer sur un ton agressif dès le premier message : vous risquez de perdre un client de bonne foi.
• Relancer une facture déjà payée, faute de suivi : c’est ce que la connexion bancaire évite.
• Oublier les mentions légales de pénalités sur vos factures professionnelles.

Notre verdict

La meilleure relance est celle qu’on n’a pas besoin d’envoyer : acompte, paiement par carte et facture envoyée sans délai réduisent la plupart des retards. Pour les autres, une méthode progressive et des relances automatiques vous font gagner du temps et de la trésorerie, sans abîmer vos relations clients.

Suivre ses impayés chaque semaine

Prenez l’habitude d’un point hebdomadaire de dix minutes sur vos factures en attente. Un logiciel de facturation affiche en un coup d’œil les factures échues, leur ancienneté et le montant total en attente. Ce suivi régulier vous permet de relancer au bon moment, d’anticiper vos besoins de trésorerie, et de repérer les clients qui paient systématiquement en retard, pour adapter vos conditions avec eux.

Pour ces clients-là, un acompte plus élevé ou un paiement à la commande est souvent la solution la plus simple.

Votre trésorerie vous remerciera.

Questions fréquentes

Quand relancer une facture impayée ?

Dès les premiers jours après l’échéance, par un rappel courtois. Plus la relance est rapide, plus elle est efficace.

Peut-on facturer des pénalités de retard ?

Entre professionnels, oui : des pénalités sont dues de plein droit, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Elles doivent figurer sur vos factures.

Comment automatiser ses relances ?

Avec un logiciel comme Abby Pro, qui envoie des relances automatiques, ou les plans de relance d’Odoo.

Que faire si le client ne paie toujours pas ?

Envoyer une mise en demeure par lettre recommandée, puis, si nécessaire, engager une procédure d’injonction de payer ou faire appel à un prestataire de recouvrement.